Prawo właściwe

Niniejsza umowa, harmonogram usług jak również warunki i postanowienia tej umowy podlegają i powinny być interpretowane zgodnie z prawem angielskim. Obie strony wyrażają zgodę, by w przypadku zaistnienia jakichkolwiek sprów, roszczeń lub rozbieżności dotyczących niniejszej umowy, będą podlegać wyłącznie jurysdykcji sądów w Anglii. Każda ze stron nieodwołalnie zrzeka się prawa do sprzeciwu wobec wszelkich postanowień tych sądów, do twierdzenia, że skarga została wniesiona do niewłaściwego sądu, lub twierdzenia, że sądy te nie mają kompetencji do ich rozpatrywania.

Identyfikacja klienta

Tak jak w przypadku innych firm oferujących profesjonalne usługi, zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Wielkiej Brytanii mamy obowiązek identyfikacji klientów w celu zapobiegania wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł (ang. UK anti-money laundering legislation). W tym celu możemy poprosić klienta o wymagane informacje i dokumenty, które możemy zatrzymać i/lub przeszukać w tym celu odpowiednie bazy danych. Zakładamy, że nasi klienci są uczciwi i przestrzegają prawa. Jednakże, jeśli w jakimś momencie pojawią się podstawy do podejrzeń (nawet, jeśli w rzeczywistości nie podejrzewamy), że instrukcje klienta odnoszą się do własności majątkowej uzyskanej z nielegalnych źródeł (ang. criminal property), jesteśmy zobowiązani do poinformowania o tym National Criminal Intelligence Service ("NCIS"), ale nie wolno nam poinformować o tym klienta. W takich okolicznościach, nie będziemy podejmować żadnych działań w imieniu klienta bez zgody NCIS. Jeśli NCIS nie wyda zakazu w terminie 7 dni roboczych, możemy nadal reprezentować klienta. Jeżeli NCIS wyda zakaz w tym czasie, nie możemy występować w imieniu klienta przez kolejne 31 dni od daty odmowy. Własność majątkowa uzyskana z nielegalnych źródeł to własność w dowolnej formie prawnej, są to pieniądze, nieruchomości, prawa lub jakiekolwiek korzyści pochodzące z działalności przestępczej. Nie ma znaczenia, kto prowadził działalność przestępczą lub jak dalece własność majątkowa powiązana jest z pierwotnym przestępstwem. Nawet, jeśli klient jest uczciwy w prowadzeniu swojej działalności, ale jego własność majątkowa stanowi korzyść z cudzego przestępstwa, musimy również sporządzić raport i poinformować o tym NCIS. Działalność jest uznana za przestępczą, jeśli jest to przestępstwo według prawa brytyjskiego, nie ważne jak błahe i czy zostało przeprowadzone na terenie Wielkiej Brytanii lub za granicą. Na przykład, uchylanie się od płacenia podatków jest przestępstwem, ale nieumyślna pomyłka nie jest.

Pieniądze klienta

Możemy od czasu do czasu przechowywać pieniądze naszego klienta. Pieniądze te będą przechowywane na osobnym powierniczym koncie bankowym klienta oddzielnym od funduszy naszej firmy.

Prowizje i inne świadczenia

W pewnych okolicznościach możemy uzyskać prowizje lub inne korzyści od innych, poleconych przez nas usługodawców lub w odniesieniu do transakcji, które organizujemy dla naszych klientów. Jeżeli tak się stanie, poinformujemy klientów na piśmie o wysokość i warunkach płatności wraz z pokwitowaniem przyjęcia takiej prowizji lub korzyści. W ten sam sposób nasi klienci zostaną również poinformowani, gdy płatności lub transakcje będą przeprowadzane przez osoby lub firmy związane z naszą firmą. Należne nam opłaty nie będą pomniejszone o kwotę uzyskanej prowizji lub korzyści. Gdy obniżymy naszą pierwotną opłatę o kwotę prowizji zastosujemy ulgę podatkową HMRC, która pozwala na obliczenie stawki VAT na podstawie kwoty netto po odliczeniu prowizji.

Reklamacje

Zobowiązujemy się zapewnić naszym klientom wysoką jakość profesjonalnych i kompleksowych usług. Jednakże, jeśli klient ma jakieś pomysły, w jaki sposób można poprawić jakość naszych usług lub istnieje przyczyna do złożenia reklamacji odnośnie wszelkich aspektów oferowanych przez nas usług, należy nas o tym poinformować. Zobowiązujemy się do starannego i szybkiego rozpatrzenia wszelkich reklamacji i zrobimy wszystko, co uzasadnione, by usprawnić jakość naszych usług. Jeśli klient nadal nie będzie zadowolony może skierować swoją reklamację do naszej organizacji zawodowej Chartered Institute of Management Accounting.

Poufność

Komunikacja między obu stronami jest poufna. Podejmiemy wszelkie uzasadnione kroki w celu zachowania poufności informacji z wyjątkiem sytuacji, gdy mamy obowiązek je ujawnić na mocy prawa, organom nadzorującym, naszym ubezpieczycielom lub w ramach profesjonalnej zewnętrznej oceny naszego środowiska. Jeżeli nie zostaniemy upoważnieni do ujawnienia informacji w imieniu klienta to zobowiązanie to będzie miało zastosowanie w trakcie jak i po zakończeniu naszej współpracy. Możemy od czasu do czasu, zlecić podwykonawstwo usług do innych specjalistów podatkowych lub księgowych. Podwykonawców obowiązują takie same zasady poufności, jakie obowiązują nas wobec naszych klientów. Zastrzegamy sobie prawo, w celach promocyjnych, szkoleniowych lub innych celach biznesowych do informowania o tym, kto jest naszym klientem. Jak wspomniano powyżej nie ujawnimy żadnych poufnych informacji.

Konflikt interesów

Jesteśmy zobowiązani do poinformowania, gdy staniemy się świadomi konfliktu interesów w relacji z klientem lub w relacji naszej z klientem a innymi klientami. Gdy zidentyfikowane konflikty nie mogą być rozwiązane w sposób, który chroni interesy klienta, niestety nie możemy kontynuować świadczenia naszych usług. Jeśli pojawi się konflikt interesów, który można z powodzeniem rozwiązać, podejmiemy odpowiednie kroki w celu ochrony interesów klienta. Jeśli to możliwe, uczynimy to tylko na podstawie wyraźnej zgody klienta. Zastrzegamy sobie prawo do działania na rzecz klientów, których interesy są rozbieżne lub niekorzystne dla innych naszych klientów, przestrzegając zasad zachowania poufności, o których mowa powyżej.

Ochrona danych

Potwierdzamy, że będziemy stosować się do przepisów ustawy o ochronie danych z 1998 roku (ang. Data Protection Act 1998) podczas przetwarzanie danych osobowych o kliencie i jego rodzinie. W celu realizacji zobowiązań niniejszej umowy oraz usług powiązanych takich jak aktualizacja i rozszerzenie naszej bazy danych klienta, analiz dla celów zarządzania i zwrotów ustawowych, weryfikowanie ich zgodności z prawem i przepisami oraz zapobieganie przestępczości - w tych celach możemy uzyskać, przetwarzać, wykorzystywać i ujawnić dane osobowe klienta.

Odstąpienie od umowy

Jeżeli odstąpimy od umowy lub zostaniemy poproszeni o odstąpienie od umowy, klient otrzyma oświadczenie o odstąpieniu od umowy, którego celem jest doprowadzenie do sytuacji prawnej sprzed zawarcia umowy i który zakończy stosunek zobowiązaniowy obu stron. Jeżeli nie będziemy mieli kontaktu z klientem przez okres 12 miesięcy lub dłużej, możemy wysłać oświadczenie o odstąpieniu od umowy na ostatni znany nam adres klienta i automatycznie zaprzestać dalszego świadczenia usług oraz reprezentowania danego klienta.

Komunikacja elektroniczna oraz inne rodzaje komunikacji z klientem

Jeżeli klient nie zdecyduje inaczej możemy, w stosownych przypadkach, kontaktować się z klientem i osobami trzecimi za pośrednictwem poczty elektronicznej lub innych środków komunikacji elektronicznej. Odbiorca jest odpowiedzialny za kontrolę antywirusową e-maili oraz ich załączników. Korzystanie z komunikacji elektronicznej niesie ze sobą ryzyko nieotrzymania, opóźnienie otrzymania, nieumyślnego niewłaściwego wykorzystania lub przejęcia informacji przez osoby trzecie. Wykorzystujemy oprogramowanie antywirusowe, aby zmniejszyć ryzyko wirusów oraz szeregu innych szkodliwych programów, jakie są przesyłane poprzez e-maile lub urządzenia pamięci elektronicznej. Jednak komunikacja elektroniczna nie jest całkowicie bezpieczna i nie ponosimy odpowiedzialności za szkody lub straty spowodowane przez wirusy, ani za wiadomości, które są uszkodzone lub uległy zmianie po przesłaniu. Nie ponosimy odpowiedzialności za problemy lub błędy przypadkowe związane z tymi rodzajami komunikacji zwłaszcza w odniesieniu do poufnych informacji handlowych. Jest to ryzyko, którego należy być świadomym, uzyskując w zamian większą wydajność i obniżenie kosztów. Jeżeli klient nie wyrazi zgody na ten rodzaj komunikacji będziemy komunikować się za pośrednictwem tradycyjnej poczty papierowej, z wyjątkiem sytuacji, gdy elektroniczne składanie wniosków jest obowiązkowe. Nasz klient powinien otrzymać wszelkie informacje wysłane przez nas drogą pocztową w ciągu dwóch dni roboczych od dnia, w którym dokument został wysłany.

Opłaty i warunki płatności

Nasze honorarium może zależeć nie tylko od czasu spędzonego nad sprawami klienta, ale również od poziom umiejętności i odpowiedzialności oraz znaczenia i wartości porad, które oferujemy, jak i od poziomu ryzyka. Jeżeli dostarczymy klientowi kalkulacji naszego wynagrodzenia za konkretne usługi, zgodnie z umową nie będzie ona wiążąca chyba, że wyraźnie oświadczymy, że tak się stanie. Na żądanie możemy podać stały cennik za świadczenie określonych usług lub orientacyjny przedział cen dla danego zlecenia. Ustalanie z góry stałych cen na okres dłuższy niż rok nie należy do naszej praktyki, ponieważ takie opłaty muszą zostać poddane weryfikacji wraz ze zmianą okoliczności. Jeśli okaże się, że ze względu na nieprzewidziane okoliczności nasze wynagrodzenie jest niewystarczające, zastrzegamy sobie prawo do powiadomienia klienta o podwyższeniu końcowej kwoty wynagrodzenia lub zmianie zakresu usług, zwracając się do klienta o wyrażenie zgody. W niektórych przypadkach, klient ma prawo do pomocy w kwestii opłat, szczególnie w odniesieniu do jakiegokolwiek dochodzenia prowadzonego przez HMRC w sprawach podatkowych. Klient może otrzymać należną mu pomoc od swojego ubezpieczyciela, lub organizacji zawodowej bądz handlowej której jest członkiem. Jeśli takie ubezpieczenie zostało zorganizowane przez naszą firmę, klient jest zobowiązany do poinformowania nas o posiadaniu innych tego rodzaju ubezpieczeń. Klient ponosi odpowiedzialność za opłacenie naszego wynagrodzenia, niezależnie od tego, czy w całości lub w części będzie ono wypłacane przez ubezpieczycieli. Nasze ceny są corocznie podwyższane o wskaźnik inflacji (RPI) w dniu 1 kwietnia. Nasza firma wystawia miesięczne faktury, które są płatne po okazaniu. Nasze ceny nie zawierają podatku VAT, który zostanie dodany, jeśli podlega opłacie. Wszelkie wydatki poniesione przez nas w imieniu klienta oraz wydatki poniesione w trakcie realizacji naszych usług dla klienta zostaną dodane do naszej faktury, gdy zaistnieje taka potrzeba. O ile nie ustalono inaczej nasze ceny nie obejmują kosztów osób trzecich, doradców lub innych opłat za profesjonalne usługi. Należy to do zwyczaju naszej firmy, że wystawiamy wniosek o płatność w przypadku pracy ciągłej lub w przypadku świadczenia powtarzającej się usługi. Warunki płatności dla wniosków o płatność są takie same jak za fakturę VAT. Klient otrzyma fakturę VAT po uiszczeniu należności. Należy to do naszego zwyczaju, by prosić naszych klientów o comiesięcznie uiszczanie należności poprzez stałe zlecenie płatnicze (ang. direct debit), będziemy okresowo dostosowywać kwotę miesięcznych płatności w oparciu o rzeczywiste rachunki. Zastrzegamy sobie prawo do naliczania odsetek za zwłokę w opłaceniu faktury w wysokości 3% powyżej bankowej stopy bazowej na podstawie wytycznych ustawy Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998. Jeśli płatności zostaną znacznie opóźnione zastrzegamy sobie również prawo do zawieszenia naszych usług lub zaprzestania działania w imieniu klienta, którego powiadomimy o tym za pośrednictwem pisemnego oświadczenia. Skorzystamy z tych uprawnień tylko wtedy, gdy będzie to słuszne i uzasadnione. Jeśli klient uzna, że zafakturowane ceny za usługi nie są właściwe i uzasadnione jest zobowiązany powiadomić nas o tym w ciągu 21 dni od otrzymania faktury, w przeciwnym razie faktura i opłata będzie uznana za przyjętą i należną. Jeśli firma klienta, spółka lub inny podmiot nie jest w stanie lub nie chce uregulować naszych faktur zastrzegamy sobie prawo do domagania się zapłaty od osoby indywidualnej (lub spółki dominującej), która daje nam wskazówki w imieniu klienta oraz, że klient zgadza się, że mamy prawo do egzekwowania kwot należnych w stosunku do spółki lub osoby reprezentującej klienta.

Realizacja

Podstawowym warunkiem realizacji naszych porad jest wyraźna instrukcja klienta potwierdzona w formie pisemnej.

Prawo własności intelektualnej

Zastrzegamy sobie prawa autorskie do wszelkich dokumentów przygotowanych przez nas w trakcie naszej współpracy z wyjątkiem przypadków, gdy prawo stanowi inaczej.

Interpretacja

Jeżeli którekolwiek z postanowień niniejszej umowy lub harmonogram naszych usług zostanie uznany za nieważny, postanowienia te nie będą uznane za integralną część niniejszej umowy. W przypadku jakiegokolwiek konfliktu między niniejszymi warunkami, umową lub załącznikami, odpowiednie postanowienia umowy i harmonogramu usług będą miały pierwszeństwo.

Rozstrzyganie sporów wewnętrznych

W interesie naszej firmy leży dobro firmy naszego klienta i jeśli zdamy sobie sprawę ze sporu między stronami, które są właścicielami lub są w jakiś sposób zaangażowane we współudział i zarządzanie przedsiębiorstwem, nie będziemy udzielać informacji ani świadczyć usług na rzecz jednej ze stron bez wiedzy i zgody wszystkich strony. Jeżeli wszystkie strony nie uzgodniły inaczej, będziemy nadal dostarczać informacji do siedziby firmy lub stałego miejsca prowadzenia działalności do rąk dyrektora. Jeśli otrzymamy sprzeczne rady, informacje lub instrukcje od innego dyrektora firmy, skierujemy sprawę do zarządu i nie podejmiemy dalszych działań do momentu wyrażenia zgody przez tenże zarząd.

Doradztwo inwestycyjne (w tym pośrednictwo ubezpieczeniowe)

Jeżeli w trakcie świadczenia naszych usług klient potrzebuje doradztwa inwestycyjnego, w tym ubezpieczeniowego, skierujemy go do osoby upoważnionej przez Financial Services Authority lub licencjonowanej przez Designated Professional Body, ponieważ nasza firma nie jest upoważniona do świadczenia takich usług.

Zastaw rzeczowy

Na tyle, na ile pozwalają nam na to obowiązujące przepisy prawa lub nasze wytyczne zawodowe, zastrzegamy sobie prawo do przejęcia kontroli na wszystkich funduszach, dokumentach i zapisach, jakie znajdują się w naszym posiadaniu, jako zastawu wobec wszystkich zobowiązań klienta do czasu, gdy wszystkie zaległe opłaty i należności zostaną w całości uregulowane.

Ograniczenie odpowiedzialności

Do realizowania naszych usług podchodzimy z należytą starannością i umiejętnościami. Nasza odpowiedzialność jest ograniczona do strat, szkód, kosztów i wydatków spowodowane przez nasze zaniedbanie lub umyślne działanie.

• Nie ponosimy odpowiedzialności z tytułu strat spowodowanych przez osoby trzecie
• Nie ponosimy odpowiedzialności za straty, kary, opłaty, odsetki i dodatkowe zobowiązania podatkowe, jeśli powstały w wyniku działania lub zaniechania osób trzecich lub w wyniku dostarczenia nam niekompletnych, błędnych lub nieprawdziwych informacji, lub gdy są wynikiem zaniechania działania według naszych wskazówek, lub gdy nie przekazano nam istotnych informacji.
• Nie ponosimy odpowiedzialności za skutki okoliczności, które są poza naszą kontrolą
• Nie ponosimy odpowiedzialności za jakiekolwiek opóźnienia lub niewykonanie naszych zobowiązań wynikających z niniejszej umowy, jeśli opóźnienie lub niewykonanie usługi jest spowodowane przez okoliczności, które są poza naszą kontrolą.
• Nie ponosimy odpowiedzialności związanej z odkryciem oszustwa itp.
• Nie ponosimy odpowiedzialności za jakiekolwiek poniesione lub długotrwałe straty, szkody ani koszty, jeśli informacje niezbędne do zrealizowania oferowanej przez nas usługi zostaną przed nami zatajone, ukryte lub zafałszowane. Dotyczy to zarówno aktu oszustwa, wprowadzenia w błąd lub umyślnego zaniedbania jednej ze stron transakcji bądź jej dyrektorów, urzędników, pracowników, agentów lub doradców.
• Niniejsze wykluczenie nie ma zastosowania, jeżeli takie wprowadzenie w błąd, zatajenie lub ukrycie stanie się lub będzie dla nas oczywiste bez dalszego dochodzenia podczas realizowania zlecenia, które zgodziliśmy się wykonać z należytą starannością i umiejętnościami.

Odpowiedzialność za nieuprawnione ujawnienie lub wykorzystanie informacji

Klient wyraża zgodę na ubezpieczenie nas i naszych pośredników wobec wszelkich roszczeń (w tym wszelkich roszczeń z tytułu zaniedbania) wynikających z jakiegokolwiek nieuprawnionego ujawnienia przez klienta lub przez osoby, za które jest odpowiedzialny, naszych porad i opinii, w formie pisemnej lub w innej formie. Odszkodowanie to będzie obejmować koszty w wysokości naszych zwykłych stawek naliczane przez okres poświęcony na dochodzenie takiego roszczenia.

Zakres łącznej odpowiedzialności

W przypadku, gdy umowa określa zakres łącznej odpowiedzialności, oznacza on maksymalną łączną odpowiedzialnością tej spółki, jej dyrektorów, agentów i pracowników wobec wszystkich osób, do których adresowana jest niniejsza umowa, a także do innych uzgodnionych wcześniej z klientem osób, które mogły korzystać z naszych porad. Podpisując umowę klient potwierdza, że jest świadomy tego ograniczenia i przyjmuje, że jest on uzasadniony we wszystkich okolicznościach. Jeśli klient nie akceptuje tych warunków, powinien skontaktować się z nami w celu omówienia tej kwestii przed podpisaniem umowy.

Ograniczenie praw osób trzecich

Porady i informacje, jakie oferujemy naszym klientom w ramach naszych usług są wyłącznie do ich użytku, nie są przeznaczone dla osób trzecich, z którymi może komunikować się nasz klient, chyba że wyrazimy na to zgodę w niniejszej umowie, że wskazana osoba trzecia może powoływać się na nasze porady i informacje. Nie ponosimy odpowiedzialności za stronę trzecią, w tym za jakąkolwiek spółkę, do której niniejsza umowa nie jest skierowana, za wszelkie porady, informacje lub materiały powstałe w ramach usług dla naszego klienta, a które klient może udostępnić stronie trzeciej. Stroną tej umowy jest jedynie osoba, która ma prawo do wyegzekwowania jakiegokolwiek z warunków niniejszej umowy na podstawie Ustawy o umowach - Contracts (Rights of Third Partie) Act 1999.

Okres zatrudnienia i rozwiązania umowy

Jeżeli nie uzgodniono inaczej w liście intencyjnym świadczenie naszych usług rozpocznie się po otrzymaniu przez nas wyraźnego lub dorozumianego przyjęcia tej umowy. Z wyjątkiem przypadków określonych w niniejszej umowie, nie ponosimy odpowiedzialności za okres przed tą datą.

Każda ze stron może wypowiedzieć niniejszą umowę, z co najmniej 21 dniowym okresem wypowiedzenia na piśmie z wyjątkiem, gdy klient nie będzie współpracować z nami, lub gdy mamy powody sądzić, że przekazał nam lub HMRC błędne informacje, w tym przypadku możemy wypowiedzieć niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym. Wypowiedzenie nastąpi bez uszczerbku dla wszelkich innych praw, przysługujących każdej ze stron przed rozwiązaniem umowy. W przypadku rozwiązania niniejszej umowy, będziemy dążyć do uzgodnienia z klientem terminu zakończenia rozpoczętych prac, z wyjątkiem, gdy z przyczyn prawnych lub regulacyjnych musimy zaprzestać naszą pracę natychmiast. W takim przypadku nie jesteśmy zobowiązani do kontynuowania pracy i nie ponosimy odpowiedzialności za jakiekolwiek skutki wynikające z jej zakończenia.

Zasady etyki zawodowej i obowiązków ustawowych

Będziemy przestrzegać i działać zgodnie ze statutem, przepisami i kodeksem etycznym Chartered Institute of Management Accountants (kopia niniejszych wytycznych zostanie dostarczone na życzenie klienta), na tej podstawie akceptujemy wszelkie instrukcje klientów. Klient wyraża zgodę i daje nam prawo do poprawiania błędów popełnionych przez HMRC, gdy staniemy się ich świadomi. Nie ponosimy odpowiedzialności za jakiekolwiek straty, szkody lub koszty wynikające z przestrzegania przez nas zobowiązań ustawowych lub regulacyjnych.

Zaufanie do naszych porad

Dołożymy wszelkich starań, aby zarejestrować wszystkie informacje o istotnych sprawach w formie pisemnej. Nie należy powoływać się na porady przekazane w formie ustnej, chyba że zostaną one potwierdzone na piśmie. Dlatego, jeśli udzielamy porad ustnie (na przykład w trakcie spotkania lub rozmowy telefonicznej) a klient chce powołać się na te porady, należy poprosić o potwierdzenie ich w formie pisemnej.

Przechowywanie dokumentów

Klient ma prawny obowiązek do przechowywania dokumentów i zapisów odnoszących się do jego spraw podatkowych. W trakcie naszej współpracy gromadzimy informacje odnośnie kwestii podatkowych od klienta oraz z wielu innych źródeł. Wszystkie oryginalne dokumenty zostaną zwrócone klientowi. Prawo nakazuje by wszelkie dokumenty i istotne zapisy związane ze sprawami podatkowymi przechowywać przez ściśle określony okres czasu.

Osoby fizyczne, powiernicy i spółki osobowe:

• mające dochód z działalności lub wynajmu: 5 lat i 10 miesięcy po zakończeniu roku podatkowego;
• w innym przypadku: 22 miesiące po zakończeniu roku podatkowego;

Firmy:

• 6 lat od zakończenia okresu rozliczeniowego.

Podczas gdy niektóre dokumenty mogą prawnie należeć do klienta możemy zniszczyć korespondencję oraz inne dokumenty, które przechowujemy elektronicznie lub w innej formie, a które mają więcej niż 7 lat. Klient jest zobowiązany do poinformowania nas, jeśli wymaga zwrotu dokumentów lub zachowania określonych dokumentów przez dłuższy okres.